행정전화 녹취시스템 운영·관리 방침
- 대구광역시 남구는 개인정보보호법 등 관련 법령상의 규정을 준수하여 녹취시스템의 운영·관리방식을 명시함으로써 이와 관련된 개인정보 보호 및 정보주체의 권익을 보호할 수 있도록 다음과 같은 처리방침을 두고 있습니다.
제1조(목적)
- 이 방침은 대구광역시 남구청의 행정전화 녹취시스템에 대한 운영·관리 방식을 명시함으로써 이와 관련된 개인정보 보호와 법적 규정을 준수하여 정보주체의 권익을 보호하기 위한 목적으로 한다.
제2조(용어의 정의)
- 이 방침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
- “녹취시스템”이란 행정전화를 통해 정보주체 간 통화내용을 저장할 수 있는 기계장치를 말한다.
- “녹취정보”란 정보주체 간의 통화내용이 녹음된 파일을 말한다.
- “정보주체”란 처리되는 정보에 의하여 알아볼 수 있는 사람으로서 그 정보의 주체가 되는 사람을 말한다.
제3조(설치근거)
- 행정전화 녹취시스템의 설치근거는 다음과 같다.
- 「개인정보 보호법」제15조제1항
- 「민원처리법 시행령」제4조제1항
- 「대구광역시 남구 민원담당공무원 등의 보호 및 지원에 관한 조례」제10조제1항
제4조(적용범위)
- 행정전화로 민원 응대 과정에서 폭언, 성희롱 등으로 발생하는 감정노동 관련 증거를 수집하기 위해 운영하는 녹취시스템과 그로 인해 처리되는 녹취정보에 관하여「개인정보 보호법」,「민원처리법」, 「통신비밀보호법」등 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 방침이 정하는 바에 따른다.
제5조(담당자 지정 및 역할)
- 행정전화의 녹취정보를 보호하고, 이와 관련한 민원을 처리하기 위해 다음과 같이 책임자를 지정한다.
제6조(처리 및 보관기간) - 구분, 직위, 성명, 전화번호 구분 직위 소속 전화번호 총괄 책임자 자치행정국장 행정지원과 053-664-2200 관리 책임자 민원정보과장 민원정보과 053-664-2220 관리 담당자 주무관 민원정보과 053-664-2472
- 각 책임자의 주요 역할은 다음과 같다.
책임자의 주요 역할 구분,주요역할 구분 주요역할 총괄 책임자 - - 전화 녹취 시스템 총괄 관리
관리 책임자 - - 전화 녹취 관련 개인정보보호
- - 녹취정보 운영지침 수립
관리 담당자 - - 녹취시스템 설치 및 유지보수
- - 녹취정보 현황관리 및 안정성 확보
- - 녹취정보 이용 제공
제6조(처리 및 보관기간)
- 녹취정보를 다음과 같이 처리 및 보관한다.
제6조(처리 및 보관기간) - 구분, 보관기간, 보관장소 구분 보관기간 보관장소 녹취정보 녹취일로부터 3개월 남구청 본관 통신실 - 녹취가 필요한 경우, 상대방에게 녹취 사실을 사전에 고지해야 한다.
- 녹취정보의 보관은 녹취일로부터 3개월간 보관하고, 보관기간 만료 시 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제한다.
제7조(녹취정보의 열람 및 제공)
- 정보주체 간 녹취정보는 시스템의 설치 목적 외의 용도로 활용되거나 타인에게 열람 및 제공하지 않는다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우는 예외로 한다.
- 정보주체의 동의가 있는 경우
- 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
- 범인 검거 및 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위해 필요한 경우
- 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
- 그 밖의 긴급한 재난상황 등 공익목적으로 필요한 경우
- 제1항의 각 호에 해당하는 녹취정보는 [별지 제1호 서식]
에 따라 사용부서 또는 정보주체의 신청받은 후, 관리책임자의 승인을 받아 녹취정보를 열람·제공할 수 있다.
- 녹취정보의 제공 시 [별지 제2호 서식]
에 따라 녹취정보 제공 사실확인서를 작성하여 보관한다. 녹취정보를 제공 받은 사용부서는 사용완료 후 반드시 파기해야 하며, [별지 제3호 서식]
에 따라 녹취정보 관리부서에 파기결과를 통보해야 한다.
- 관리부서는 녹취 열람·제공 관리대장을 [별지 제4호 서식]
에 따라 보관하여 관리한다.
제8조(정보주체의 요구에 대한 조치)
- 정보주체는 녹취정보에 관하여 열람 또는 존재 확인, 제공을 요구할 수 있다.
- 정보주체는 녹취정보에 대한 권리를 행사하기 위해 서면, 전자적 방법 등을 통해 요청할 수 있으며, 정보주체의 요청에 적절하고 신속하게 대응해야 한다.
제9조(녹취시스템의 안전성 확보 조치)
- 녹취시스템은 제한구역으로 지정된 공간에서 관리해야 하며, 지정된 공간은 출입자 관리대장을 비치하고 관리한다.
- 녹취정보는 녹취시스템에 암호화하여 저장하며, 시스템의 안전성 확보를 위하여 최소한의 인원으로 접근 권한을 제한하도록 한다.
- 녹취정보가 누출되지 않도록 녹취시스템의 자체 보안대책을 수립하여 물리적·기술적·관리적 보호 조치를 마련한다.
제10조(방침 변경에 관한 사항)
- 이 방침은 법령·정책 또는 보안기술의 변경에 따라 내용의 추가·수정·삭제할 수 있으며, 이 방침의 변경사항이 있는 경우, 홈페이지를 통해 변경사유 및 내용 등을 공지한다.
부칙
- 제1조(시행일) 이 지침은 2023년 6월 1일부터 시행한다.
- 자료관리 담당자
- 홍보미디어과 백선주 (☎ 053-664-2472)
- 최근수정일 :
- 2024.07.08